PEDOMAN PENYELENGGARAAN TERTIB ADMINISTRASI KEPANITIAAN (PPTAK)

PEDOMAN PENYELENGGARAAN TERTIB ADMINISTRASI KEPANITIAAN (PPTAK)

BADAN EKESEKUTIF MAHASISWA DAN BADAN PERWAKILAN MAHASISWA UNIVERSITAS ISLAM DARUL ‘ULUM LAMONGAN

A.    PENDAHULUAN

1.      Latar Belakang

Keutuhan dan kesatuan gerak organisasi tercermin antara lain pada sistem tertib administrasi yang diterapkan oleh organisasi yang bersangkutan. Salah satu unsur penting  dalam pelaksanaan organisasi adalah kepanitiaan. Maka dalam upaya mewujudkan sistem administrasi kepanitiaan yang dapat menunjang berjalannya mekanisme kerja kepanitiaan di lingkungan Ormawa di Unisda, maka diperlukan adanya seperangkat aturan sebagai usaha unifikasi aturan yang wajib dilaksanakan dan disosialisasikan terus menerus agar menjadi tradisi organisasi yang baik dan positif dalam rangka pelaksanaan kegiatan organisasi guna mencapai tujuan.

Adanya sistem administrasi kepanitiaan itu juga untuk menegakkan wibawa organisasi dan disiplin kepanitiaan organisasi bagi segenap anggota dan fungsionaris di seluruh tingkatan organisasi secara vertikal. Oleh karena itu terbitnya Surat Keputusan Badan Eksekutif Mahasiswa Unisda Lamongan tentang Pedoman Penyelenggaraan Tertib Administrasi Kepanitian (PPTAK) ini merupakan suatu jawaban aktual di tengah-tengah mendesaknya keperluan akan adanya pedoman yang berlaku secara menyeluruh di lingkungan Ormawa Unisda Lamongan.

2.      Pengertian

Pedoman Penyelenggaraan Tertib Administrasi Kepanitiaan (PPTAK) adalah serangkaian aturan mengenai penyelenggaraan kegiatan organisasi dengan administrasi yang meliputi tertib kesekretariatan dan atribut kepanitiaan organisasi yang berlaku tunggal untuk semua tingkatan organisasi mahasiswa di Unisda Lamongan.

3.      Tujuan

PPTAK bertujuan untuk mempermudah upaya pembinaan, pengembangan dan pemantauan melalui penyatuan sistim pengelolaan kepanitiaan kegiatan organisasi mahasiswa di Unisda Lamongan.

4.      Sasaran

Sasaran PPTAK adalah terwujudnya suatu aturan tunggal organisasi di bidang administrasi kepanitiaan yang berlaku secara menyeluruh dengan memelihara nilai, jiwa dan semangat kebersamaan dalam memperkokoh keutuhan, persatuan dan kesatuan organisasi serta disiplin dan wibawa organisasi.

5.      Landasan

Pedoman Penyelenggaraan Tertib Administrasi Kepanitiaan (PPTAK) berlandaskan pada:

a.    Buku panduan akademik Unisda Lamongan

b.    Keputusan Kongres VII BEM U tahun 2014

c.    Keputusan Muspim BEM U dan BPM U tahun 2015

B.     KETENTUAN

1.      Kepanitiaan kegiatan organisasi mahasiswa di semua tingkatan terdiri dari:

a.      Pembina berasal dari unsur Majelis Pembina di tingkatan kepengurusan masing-masing yang menyelenggarakan kegiatan.

b.      Penanggung Jawab adalah ketua umum yang menyelenggarakan kegiatan.

c.       Panitia Pengarah (Sterring Comitte) berasal dari unsur Pengurus Harian di semua tingkatan kepengurusan yang menyelenggarakan kegiatan.

d.      Panita Pelaksana (Organizing Comitte) berasal dari semua pengurus di setiap tingkatan kepengurusan yang menyelenggarakan kegiatan.

2.      Pembentukan panitia melalui musyawarah pengurus di semua tingkatan kepengurusan.

3.      Setelah terbentuknya kepanitiaan, maka Pengurus di semua tingkatan kepengurusan yang melaksanakan kegiatan harus memberikan Surat Keputusan tentang Susunan Kepanitiaan.

4.      Panitia bertanggung jawab kepada tingkatan pengurus yang menyelenggarakan kegiatan.

C.     ADMINISTRASI KEPANITIAAN

1.      Surat

a.      Umum

Yang dimaksud dengan surat di dalam pedoman ini adalah sarana komunikasi timbal balik yang mengandung pesan-pesan resmi organisasi yang tertulis diatas kertas yang khusus diperlukan untuk kepentingan tersebut. Ketentuan surat-surat yang berlaku dan dapat dijadikan sarana komunikasi itu harus memenuhi ketentuan sebagai berikut:

1)      Sistematika Surat

Surat menyurat dalam kepanitiaan kegiatan organisasi dengan sistimatika sebagai berikut :

a)      Cop surat terdiri dari logo Unisda di sebelah kiri, dan logo organisasi kemahasiswaan di sebelah kanan.

b)      Nomor surat, tidak boleh disingkat No.

c)      Lampiran surat, tidak boleh disingkat Lamp.

d)     Perihal surat, tidak boleh disingkat Hal.

e)      Tujuan surat, “Kepada Yth dst”.

f)       Kata pembukaan surat. “Assalamu’alaikum Warahmatullah Wabarakatuh”

g)      Kalimat Pengantar, “Salam silaturrahim teriring do’a kami sampaikan semoga Bapak/Ibu/Saudara senantiasa dalam lindungan Allah dan selalu sukses menjalankan aktivitas sehari-hari”.

h)     Maksud surat

i)        Kata penutup, “Wallahul Muwafieq Ilaa Aqwamith Thorieq”, Wassalamu’alaikum Warahmatullah Wabarakatuh”.

j)        Tempat dan tanggal pembuatan surat

k)      Nama Panitia beserta jabatan

l)        Nama Pengurus organisasi beserta jabatan.

2)      Bentuk Surat

Seluruh surat kepanitiaan kegiatan organisasi ditulis dengan bentuk Block Style, yaitu seluruh bentuk surat yang ketikannya dari kata pembukaan sampai nama penandatangan surat berada di tepi yang sama.

3)      Kertas surat.

Seluruh surat diketik diatas kertas berukuran folio berat 80 gram dan berkop (kepala surat kepanitiaan). Kop berikut amplop berisikan :

(1)   Lambang Ormawa, sebagaimana ditentukan pada lampiran AD – ART Ormawa di sebelah kiri dan lambing kepanitiaan di sebelah kanan.

(2)   Nama kegiatan

(3)   Tema (jika ada)

(4)   Tulisan berupa tingkat kepengurusan dan alamat organisasi.

(5)   Alamat sekretariat

4)      Nomor surat

Seluruh surat kepanitiaan kegiatan organisasi di semua tingkatan memiliki nomor yang terdiri atas:

(1)   Nomor urut surat kepanitiaan.

(2)   Singkatan nama kepanitiaan

(3)   Tingkat dan periode Kepengurusan.

(4)   Penanda tanganan surat.

(5)   Bulan pembuatan surat

(6)   Tahun pembuatan surat.

b.     Teknis

a)      Sebelum proses pengetikan surat,sedapat mungkin membuat draf atau konsep untuk surat terlebih dahulu guna menghindari kesalahan atau kekeliruan dalam pengetikan

b)        Agar mempermudah pemantauan dan pengecekan surat, maka seluruh jenis surat harus dibuatkan copy atau salinannya buat di file atau di arsip

c)         Dalam pembuatan  surat  kepanitiaan organisasi yang harus  diperhatikan adalah kode atau sandi yang terkandung dalam nomor surat. Pembatasan pada setiap item  kode atau sandi ditandai dengan titik dan bukan dengan garis.

d)        Setiap penomoran surat mengandung 6 item kode yaitu :

(1)   Nomor Surat

(2)   Singkatan Kampus

(3)   Kode Organisasi

(4)   Singkatan nama kegiatan

(5)   Bulan Surat

Kode bulan surat sesuai dengan bilangan bulan (menggunakan romawi).

(6)   Tahun Surat

Kode tahun ditulis sesuai dengan bilangan tahun dibuatnya surat.

Contoh nomor surat:

a)      Surat Kepanitiaan

Nomor : 010/U/A/OSMA/VII/2015

010	=	Nomor urut surat keluar sejak terbentuknya kepanitiaan
U	=	Singkatan dari Unisda
A	=	Kode BEM U
OSMA	=	Singkatan nama kegiatan (Orientasi Studi Mahasiswa Baru)
VII	=	Bulan ditetapkannya surat
2015	=	Tahun pembuatan surat

c.       Penandatanganan Surat

Penandatangan Surat dilakukukan oleh beberapa unsur dan masisng-masing tingkatan organisasasi berbeda

1.      BEM U: sekretaris panitia, ketua panitia, mengetahui sekretaris, Presma BEM U, menyetujui WR Kemahasiswaan.

2.      BEM F:  sekretaris panitia, ketua panitia, mengetahui ketua BEMF, Pimpinan Fakultas, ketua BEM U, menyetujui WR Kemahasiswaan

3.      HMJ: sekretaris panitia, ketua panitia, mengetahui Ketua HMJ, Kajur, Dekan/WD, Presma BEM U, menyetujui WR Kemahasiswaan

4.      UKM: sekretaris panitia, ketua panitia, mengetahui Ketua UKM, Pembina, Presma BEM U, menyetujui WR Kemahasiswaan

5)      UKM F: ketua panitia, ketua UKM F, mengetahui BEM F, Pembina, Dekan/Wakil Dekan, Presma BEM U, menyetujui WR Kemahasiswaan

6)      Penandatanganan seluruh jenis aurat- surat harus menggunakan tinta warna hitam.

7)      Letak penandatangan adalah jabatan yang lebih tinggi berada di sebealah kiri.

8)      Badan Eksekutif Mahasiswa hanya bersifat mengetahui setiap kegiatan yang dilaksanakan Organisasi Unisda.

9)      Wakil Rektor Bid. Kemahasiswaan bersifat menyetujui dan menempati kolom tanda tangan terakhir.

d.     Kode Organisasi

A	=	BEM U	C1	=	HMJ B.INGGRIS
A1	=	BPM U	C2	=	HMJ MATEMATIKA
B1	=	BEM FKIP	C3	=	HMJ PBSI
B2	=	BEM F HUKUM	C4	=	HMJ AKUNTANSI
B3	=	BEM F PERTANIAN	C5	=	HMJ MANAJEMEN
B4	=	BEM F EKONOMI	C6	=	HMJ SIPIL
B5	=	BEM F AGAMA ISLAM	C7	=	HMJ ARSITEK
B6	=	BEM F TEHNIK	C8	=	HMJ SOSPOL
B7	=	BEM FISIP	C9	=	HMJ PEMERINTAHAN
B8	=	BEM F MIPA	D1	=	UKM MUSIK GEMMA
B11	=	BPM FKIP	D2	=	UKM KOPMA
B12	=	BPM F HUKUM	D3	=	UKM MENWA
B13	=	BPM F PERTANIAN	D4	=	UKM IKSPI KS
B14	=	BPM F EKONOMI	D5	=	UKM PSNU PN
B15	=	BPM F AGAMA ISLAM	D6	=	UKM PSHT
B16	=	BPM F TEHNIK	D7	=	UKM KSR PMI
B17	=	BPM FISIP	D8	=	UKM MAHAPALA GS
B18	=	BPM F MIPA	D9	=	UKM TEATER RODA
E1	=	UKM F STNK	D10	=	UKM SSC
E2	=	UKM F PRAMUKA	D11	=	UKM BOLA
E3	=	UKM F GELANGGANG	D12	=	UKM KI
			D13	=	UKM PKPT IPNU
			D14	=	UKM PKPT IPPNU
			D15	=	UKM AL KHIDMAHH

2. Lambang

Panitia pelaksana kegiatan di semua tingkatan kepengurusan diperkenankan membuat lambang kegiatan yang merepresentasikan simbul kegiatan. Lambang tersebut selanjutnya dapat diletakkan dalam Kop Surat, Stempel, Plakat, kaos dan atribut kepanitiaan lainnya.

3. Stempel

a.      Panitia pelaksana kegiatan di semua tingkatan kepengurusan diperkenankan membuat stempel kegiatan.

b.      Pembubuhan stempel kepanitiaan diusahakan sedapat mungkin agar tertera ditengah–tengah antara dua tandatangan panitia (ketua panitia dan sekretaris panitia dan  tidak  menutupi nama panitia yang bertandatangan.

c.       Panitia yang berwenang memegang stempel kepanitiaan adalah Ketua panitia, sekretaris panitia dan bendahara panitia.

d.      Bentuk stempel

Stempel kepanitiaan untuk semua tingkatan organisasi berbentuk persegi panjang  bergaris tunggal.

1)      Ukuran stempel

Stempel resmi organisasi berukuran panjang 6 cm dan lebar 3 cm.

2)      Tulisan stempel

Stempel kepanitiaan kegiatan organisasi berisi :

3)      Lambang kegiatan disebelah kiri (jika ada)

4)      Tulisan disebelah kanan terdiri atas :

a.      Nama kegiatan, baris pertama

b.      Singkatan Tingkatan kepengurusan dan nama organisasi  baris kedua

e.       Tinta Stempel

Seluruh jenis stempel disemua tingkatan menggunakan tinta stempel (stamp-ink) warna ungu.

4. Buku Kas Kepanitiaan

a.      Seluruh jenis kegiatan yang berkaitan dengan penerimaan dan pengeluaran dana kepanitiaan, harus tercatat dalam buku Kas.

b.      Segala penerimaan dana harus dicatat di dalam Buku Kas bagian kiri (debet) dan pengeluaran dana bagian kanan (kredit). Kelebihan atau kekurangan dalam penjumlahan uang disebut saldo.

c.       Pengurus yang berwenang menyimpan dan mempergunakan Buku Kas adalah Bendahara/wakil bendahara panitia, pada setiap tingkatan organisasi.

d.      Dalam pelaporan bidang keuangan organisasi, juga dilengkapi dengan kwitansi atau tanda pembayaran dalam pembelian barang-barang untuk kepentingan kepanitiaan organisasi.

a.       Ukuran Buku Kas

Semua jenis buku dapat digunakan sebagai buku kas, asalkan sesuai dengan kolom yang diperlukan.

b.       Model Buku Kas

Buku kas untuk seluruh jenis kegiatan pada semua tingkatan organisasi menggunakan model buku kas yang terdiri dari atas kolom;

(1)     Nomor urut penerimaan

(2)     Uraian sumber kas dan pengeluaran kas

(3)     Jumlah uang yang diterima (Debet)

(4)     Jumlah pengeluran (Kredir)

(5)     Jumlah kas tersisa (Saldo)

Contoh:

No	Uraian	Debet	Kredit	Saldo

5. Buku Agenda

a.      Buku agenda berfungsi untuk mendokumentasikan seluruh jenis surat, baik surat keluar ataupun surat masuk, agar buku tersebut dapat berfungsi sebagaimana mestinya, maka perlu dipelihara dan disimpan secara baik setelah dipergunakan.

b.      Buku agenda harus senantiasa ditempatkan diatas meja kerja, terutama kita sedang membuat surat atau ketika menerima surat dari instansi lain.

c.       Kolom-kolom yang terdapat dalam buku agenda surat, baik keluar maupun kedalam berjumlah 7 (tujuh) kolom.

Contoh:

Agenda surat keluar

No	No. Surat	Tujuan Surat	Tgl Surat		Prihal	Ket
			Buat	Kirim

Agenda surat masuk

No	No. Surat	Asal Surat	Tgl Surat		Prihal	Ket
			Buat	Datang

6. Atribut

Setiap kepanitiaan diperkenankan membuat atribut kepanitiaan yang diperlukan dalam rangka sosialisasi atau mendokumentasikan kegiatan seperti kaos, stiker, plakat, pin, dll. Adapun bahan dan bentuk atribut menyesuaikan dengan kebutuhan dan kemampuan panitia.

D. PELAPORAN

1.      Setiap kegiatan harus dilaporkan kepada ketua umum atau ketua pada tingkatan kepengurusan penyelenggara kegiatan.

2.      Pelaporan sekurang-kurangnya berisi:

a.      Berita acara kegiatan

b.      Uraian kegiatan

c.       Keuangan

d.      Lampiran-lampiran

3.      Pelaporan sebagaimana dimaksud dalam point (2) di atas dijilid dan diserahkan kepada pengurus pada tingkatan kepengurusan penyelenggara kegiatan sebagai arsip.

E.   PENUTUP

a.      Pedoman penyelenggaraan tertib administrasi kepanitiaan ini, akan berfungsi sebagai mana mestinya, jika seluruh anggota dan pengurus di semua tingkatan organisasi berkemauan keras melaksanakan pedoman ini secara sungguh-sungguh.

b.      Hal-hal yang belum terjangkau dalam pedoman ini,akan diatur kemudian oleh Pengurus Badan Eksekutif Mahasiswa Unisda Lamongan.

Wallahul Muwafieq Ilaa Aqwamith Tharieq

Wassalamu’alaikum Warahmatullah Wabarakatuh

Lamongan, 17 Februari 2015

SIGIT BAGUS RIYANMOKO Presiden Mahasiswa Unisda	M. MAHBUB ZUNAIDI Ketua Badan Perwakilan Mahasiswa Unisda
Mengesahkan,
Dr. SUTARDI, SS., M.Pd Wakil Rektor Bid. Kemahasiswaan	H. MASKUB, M.H. Wakil Rektor Bid. Administrasi

Lampiran 1

CONTOH LEMBAR PENGESAHAN

1.      BEM

........................ Ketua Panitia	........................ Sekretaris Panitia
Mengetahui,
........................ Presma Unisda	........................ Menteri Sekretaris BEM U
Menyetujui,
Dr. SUTARDI, SS., M.Pd. Wakil Rektor Bid. Kemahasiswaan Unisda

2.      BEM F

........................ Ketua Panitia		........................ Sekretaris Panitia
Mengetahui,
........................ Presma Unisda	........................ Dekan/Wakil Dekan Bid. Kemahasiswaan		........................ Ketua BEM F
Menyetujui,
Dr. SUTARDI, SS., M.Pd. Wakil Rektor Bid. Kemahasiswaan Unisda

3.      HMJ

........................ Ketua Panitia	........................ Sekretaris Panitia
Mengetahui,
........................ Kajur	........................ Ketua HMJ
........................ Presma Unisda	........................ Dekan/Wakil Dekan Bid. Kemahasiswaan
Menyetujui,
Dr. SUTARDI, SS., M.Pd. Wakil Rektor Bid. Kemahasiswaan Unisda

4.      UKM

........................ Ketua Panitia		........................ Sekretaris Panitia
Mengetahui,
........................ Presma Unisda	........................ Pembina		........................ Ketua UKM
Menyetujui,
Dr. SUTARDI, SS., M.Pd. Wakil Rektor Bid. Kemahasiswaan Unisda

5.      UKM F

........................ Ketua UKM F	........................ Ketua Panitia
Mengetahui,
........................ Pembina	........................ Ketua BEM F
........................ Presma Unisda	........................ Dekan/Wakil Dekan Bid. Kemahasiswaan
Menyetujui,
Dr. SUTARDI, SS., M.Pd. Wakil Rektor Bid. Kemahasiswaan Unisda